Hãy quản lý danh mục văn phòng phẩm bằng sổ ghi chép
Hãy quản lý danh mục văn phòng phẩm bằng sổ ghi chép

Danh mục văn phòng phẩm trong công ty gồm những đồ dùng phụ trợ cho công việc hằng ngày của nhân viên văn phòng được thực hiện nhanh hơn và dễ dàng hơn. Vì vậy cũng cần có người làm nhiệm vụ quản lý danh mục văn phòng phẩm này một cách hợp lý. Sau đây là những biện pháp quản lý danh mục văn phòng phẩm hiệu quả.

Quản lý danh mục văn phòng phẩm bằng sổ ghi chép

Người làm nhiệm vụ quản lý vật tư và dụng cụ trong từng văn phòng của công ty văn phòng phẩm đều phải có một cuốn sổ để ghi chép lại mọi thông tin cần thiết để quản lý tốt mọi thông tin liên quan đến danh mục văn phòng phẩm của doanh nghiệp mình. Những thông tin bên trong sẽ bao gồm danh sách các món đồ đang được sử dụng với mô tả chi tiết về số lượng, mẫu mã, tình trạng,… để có kế hoạch bổ sung, hoặc sửa chữa kịp thời. Làm như vậy sẽ không bị bỏ sót thứ gì trong danh mục văn phòng phẩm và đảm bảo được tiến độ của công việc không bị gián đoạn do việc thiết sót hay hư hỏng đồ dùng gây ra.

Hãy quản lý danh mục văn phòng phẩm bằng sổ ghi chép
Hãy quản lý danh mục văn phòng phẩm bằng sổ ghi chép

Tùy vào nhu cầu sử dụng của từng phòng ban mà người quản lý cũng có biện pháp phân bố đồ dùng sao cho phù hợp nhất. Tránh lãng phí để tiết kiệm chi phí mua sắm cho doanh nghiệp. Và cũng dễ dàng bàn giao cho người kế nhiệm sau này.

 

Sắp xếp danh mục văn phòng phẩm định kỳ

Đồ dùng khi nhập về công ty nên được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, phổ biến nhất là chủng loại, giá trị, thiết kế,… và sắp xếp chúng vào những ngăn riêng biệt, vừa gọn gàng đẹp mắt, vừa dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và sử dụng trong nhu cầu hằng ngày.

Cần chú ý lên danh mục văn phòng phẩm gồm những đồ dùng có nhu cầu sử dụng thường xuyên và sắp xếp chúng trong một ngăn riêng ở ngoài cùng để có thể lấy nhanh chóng và tiện lợi nhất. Cuối cùng cũng đừng quên dán nhãn cho từng ngăn đồ dùng văn phòng phẩm để không phải mất thời gian tìm kiếm.

Trên đây là hai biện pháp cốt lõi và phổ biến nhất mà bất cứ người làm công tác quản lý danh mục văn phòng phẩm nào cũng phải nắm rõ. Ở phần 2, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các biện pháp phụ trợ khác mà các công ty văn phòng phẩm thường áp dụng để quản lý hiệu quả.