Luôn đảm bảo danh mục văn phòng phẩm được tối ưu
Luôn đảm bảo danh mục văn phòng phẩm được tối ưu

Danh mục văn phòng phẩm trong công ty gồm những đồ dùng phụ trợ cho công việc hằng ngày của nhân viên văn phòng được thực hiện nhanh hơn và dễ dàng hơn. Vì vậy cũng cần có người làm nhiệm vụ quản lý danh mục văn phòng phẩm này một cách hợp lý. Tiếp tục phần 1 sẽ là nhưng biện pháp quản lý danh mục văn phòng phẩm hiệu quả còn lại.

Sửa chữa và tái sử dụng những món đồ hư hỏng

Danh mục văn phòng phẩm dùng trong văn phòng các công ty sẽ bao gồm nhiều loại vật dụng khác nhau với tần suất sử dụng và khả năng phục vụ không giống nhau. Vì thế đôi khi sẽ có những món đồ yêu cầu thay thế và bổ sung thường xuyên như bút viết, giấy in,… nhưng cũng có những món ít khi sử dụng và chỉ hư hỏng nhẹ có thể tự sửa lại được dễ dàng. Với những đồ dùng này, chỉ cần rà soát lại danh mục văn phòng phẩm và thực hiện kiếm tra, sửa chữa toàn bộ để kéo dài tối đa thời gian sử dụng của chúng.

Luôn đảm bảo danh mục văn phòng phẩm được tối ưu
Luôn đảm bảo danh mục văn phòng phẩm được tối ưu

Việc giá văn phòng phẩm thường xuyên biến động như hiện nay, tiết kiệm được chi phí cho đồ dùng cũng giúp giảm đáng kể chi tiêu dành cho mua sắm văn phòng phẩm của doanh nghiệp. Và còn tiết kiệm thời gian, tránh gián đoạn công việc khi phải chờ hàng về.

 

Vệ sinh và kiểm tra kho chứa văn phòng phẩm thường xuyên

Sau một thời gian sử dụng, đồ dùng và dụng cụ trong kho của các công ty văn phòng phẩm chắc chắn sẽ bị hao hụt. Vì vậy để đảm bảo cho công việc luôn được đều đặn, không bị gián đoạn bởi việc thiết hụt hay hư hỏng trong danh mục văn phòng phẩm gây ra, phải thực hiện kiểm tra và thường xuyên bổ sung để số lượng luôn cung ứng đầy đủ cho công việc. Cũng nên định kỳ sắp đặt lại danh mục văn phòng phẩm trên các kệ được đánh số và ghi chú rõ ràng để tiện cho việc tìm kiếm và di chuyển. Thường xuyên quét dọn bụi bặm trong kho.

Một điểm nữa cần đặc biệt quan tâm đó là đề phòng hỏa hoạn, ẩm mốc hay các hiện tượng tự nhiên khác xảy ra để bảo quản đồ dùng trong kho chứa của công ty văn phòng phẩm một cách lâu dài, cũng là bảo vệ tài sản của công ty.

Thanh lý các danh mục văn phòng phẩm

Những đồ dùng đã lâu không sử dụng hoặc đã trở nên lỗi thời, hay bị hư hỏng nhẹ, nếu không có nhu cầu sử dụng nữa thì có thể thanh lý với mức giá văn phòng phẩm rẻ, hợp lý để có không gian cho những món đồ dùng mới hơn. Đây cũng là biện pháp thường thấy của các công ty văn phòng phẩm.