Quản lý văn phòng phẩm tại doanh nghiệp có đơn giản?
Quản lý văn phòng phẩm tại doanh nghiệp có đơn giản?

Quản lý văn phòng phẩm là một công việc đi liền với bộ phận hành chính – nhân sự. Không chỉ là ngồi bàn giấy với nhiều loại giấy tờ hồ sơ trình ký, người làm hành chính còn phải lập kế hoạch đặt hàng văn phòng phẩm hàng tháng, hàng quý.

Đặt hàng văn phòng phẩm quan trọng như thế nào?

Công việc này đặc biệt mang tính quan trọng vì nếu việc lên kế hoạch sai lệch, đặt hàng không thuận lợi sẽ dẫn đến thiếu văn phòng phẩm phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và tiến độ công việc. Với vật tư văn phòng như mực in, giấy in, bút viết,… việc đảm bảo số lượng quan trọng hơn bao giờ hết.

Những lưu ý khi tiến hành đặt hàng văn phòng phẩm

Tất nhiên, việc cần làm đầu tiên là lên kế hoạch cụ thể số lượng, mặt hàng, thương hiệu, nhà cung cấp để gửi yêu cầu mua hàng, chốt giá, giao hàng.

Quản lý văn phòng phẩm tại doanh nghiệp có đơn giản?
Quản lý văn phòng phẩm tại doanh nghiệp có đơn giản?

Đối với một số loại hàng hoá hiếm thì nên đặt số lượng dư dùng để không phải chờ hàng trong lần đặt sau, bên cạnh đó văn phòng sẽ chủ động hơn nếu nhu cầu vượt mức thông thường.

Tận dụng các chương trình khuyến mãi để có thể mua được văn phòng phẩm giá sỉ để tiết kiệm chi phí. Có thể mua các loại văn phòng phẩm như: giấy in, file càng cua, bút viết vì nhu cầu sử dụng cao.

Cần cẩn trọng khi đặt hàng văn phòng phẩm có những điểm sau:

– Giá quá thấp: thường thì văn phòng phẩm giá rẻ ít đi kèm với chất lượng cao. Cho nên, hãy tránh xa mặt hàng có giá quá thấp vì có thể đó là văn phòng phẩm trôi nổi, không có xuất xứ rõ ràng, hàng tồn kho bị giảm chất lượng.

– Hàng giả hàng nhái: Hàng nhái kiểu dáng sao y như hàng chính hãng nhưng có giá rẻ đến gần 1/2, nó thường xuyên hỏng hóc, gây thiệt hại về chi phí tiêu dùng.

Vì thế, tốt nhất là nên so sánh giá cả trên thị trường, các loại văn phòng phẩm có review tốt để đảm bảo chất lượng ổn định, thương hiệu. Đối với các loại máy văn phòng không nên chọn loại máy có quá nhiều chức năng và phụ kiện khó thay thế.