Thường xuyên theo dõi báo giá văn phòng phẩm của các công ty
Thường xuyên theo dõi báo giá văn phòng phẩm của các công ty

Tại bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào có văn phòng đều ít nhiều có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm. Và để đảm bảo công việc được hoạt động trơn tru, không bị gián đoạn cho việc thiếu hụt đồ dùng gây ra, phải có kế hoạch thiết lập nên một danh mục văn phòng phẩm để dự trữ.

Tạo danh mục văn phòng phẩm định kỳ

Một nhiệm vụ của người thực hiện công việc quản lý và đảm bảo trang bị đầy đủ thiết bị cũng như đồ dùng trong văn phòng là thực hiện các cuộc khảo sát để đánh giá và kiểm tra lại lượng văn phòng phẩm thiếu hụt và dư thừa của mỗi phòng ban để có kế hoạch bù đắp kịp thời. Người này sẽ phải lập nên một danh mục văn phòng phẩm gồm những thứ cần bù đắp để kịp tiến độ làm việc của công ty.

Lên danh mục văn phòng phẩm cần bổ sung
Lên danh mục văn phòng phẩm cần bổ sung định kỳ

Các nhu cầu của mỗi loại đồ dùng cũng không giống nhau, một số có thời gian sử dụng lâu dài, ít phải thay thế. Số khác lại yêu cầu phải cung cấp định kỳ hoặc thay thế như bút viết, giấy vở, bấm, kim,… Hãy liệt kê tất cả những món đồ này vào danh mục văn phòng phẩm cần thay thế để tính toán mua sắm sao cho hợp lý và tiết kiệm chi phí nhất.

Thêm vào đó cũng nên thường xuyên tham khảo các bảng báo giá văn phòng phẩm của các nhà cung cấp để nắm được giá cả tại thời điểm và nhanh chóng nắm bắt các cơ hội và chương trình khuyến mãi để có thể mua số lượng lớn hàng hóa với mức giá hời.

 

Theo dõi bảng báo giá văn phòng phẩm

Khi đã biết được nhu cầu sử dụng, số lượng cần dùng, bây giờ chỉ cần cân đối vào quỹ ngân sách và so sánh với bảng báo giá văn phòng phẩm của nhà cung cáp để lựa chọn sản phẩm dự trữ phù hợp.

Thường xuyên theo dõi báo giá văn phòng phẩm của các công ty
Thường xuyên theo dõi báo giá văn phòng phẩm của các công ty

Đối với sản phẩm ngắn hạn: Không nên chọn mua sản phẩm quá mắc tiền, để tránh lãng phí, chỉ cần sử dụng văn phòng phẩm có chất lượng vừa phải, giá cả phải chăng để tránh gặp khó khăn trong công việc, lại còn tiết kiệm cho công ty của bạn. Chưa kể với khi mua bút bi, giấy… số lượng lớn một lần bạn sẽ được nhà cung cấp cho mức giá tốt nhất, tiết kiệm chi phí.

Đối với sản phẩm dài hạn, tái sử dụng được nhiều lần: Nên chọn sản phẩm có chất lượng tốt, uy tín, giá cả có thể cao hơn một chút, nhưng tính về độ bền và tần suất sử dụng lâu dài thì đây là điều cần thiết cần bỏ ra.

Vậy nên, tùy vào quy mô doanh nghiệp và khoản ngân sách bạn chi cho đồ dùng văn phẩm mà lựa chọn dòng sản phẩm phù hợp. Tính toán danh mục văn phòng phẩm hợp lý để tránh gián đoạn hiệu suất làm việc của nhân viên.